Améliorez votre gestion du temps : le guide

gestion temps

 

Constat :

7 salariés sur 10 ont un fort état de stress professionnel.

57% des salariés ont un sentiment de surcharge du travail.

92% des personnes interrogées mettent en cause le manque de moyens mis en place par la direction (Etude Deloitte et Cadremploi).

On vous met l’eau à la bouche… il paraît que gérer son temps apporterait plénitude et bonheur ?

Courir après le temps est assez (voire très) néfaste pour la santé…

À votre niveau, avez-vous déjà fait l’expérience de cette sensation d’être surbooké, dépassé, bref stressé ?

Les impacts du stress sur la santé sont nombreux. L’INRS a publié un dossier sur ce sujet à retrouver ici. Douleurs, troubles du sommeil, variation de l’appétit, sensibilité, nervosité, perturbation de la concentration etc…

Par effet Boomerang, cela impacte également votre travail : climat social sous tension, manque d’efficacité, de concentration…

Au contraire, devenir maître du temps au travail fait du bien ?

Voici une liste de quelques impacts positifs sur ma vie :) :

  •  Je développe un sentiment d’accomplissement, par exemple en rayant chaque ligne de ma To do list ou en partant du bureau à l’heure pour une fois ;).
  • Je rends mon entourage plus heureux : les bénéfices se répandront aussi autour de moi : mes collaborateurs pourront apprécier plus d’efficacité dans mon travail et mes relations interpersonnelles, et mes proches profiter de ma présence à 100% sans avoir la tête dans les dossiers et les retards…

Etc…

La liste est longue :) 

On vous propose de la compléter en commentaires : quels sont les bienfaits selon vous ?

Nos conseils

Apprenez à vous connaître 

Pour apprendre à gérer son temps et les impératifs qui le rythment, il faut passer par l’introspection. Vous pouvez rapidement en tirer quelques conclusions pour optimiser vos journées.

se connaitre

Voici 4 questions fondamentales pour vous mettre sur la voie :

1/ Quels sont les grands traits de ma personnalité et de mon caractère ?

Quelles sont mes forces et faiblesses ? Comment utiliser les premières et déjouer ou faire évoluer ces dernières ?

Par exemple, êtes-vous une personne solitaire qui préfère se concentrer dans un bureau fermé ou êtes-vous plus efficace en groupe ou en open space ?

2/ Quelle est ma chronopsychologie ?

Quand suis-je le plus énergique : le matin, le soir, après déjeuner ? Un bon conseil serait alors de mettre les tâches nécessitant le maximum de mon attention et de mes efforts à ce moment.

Au contraire, au moment où je suis moins en forme, je peux me booster avec une tâche moins intense ou qui me procure plus de bonheur ;)

3/ Suis-je prêt.e à accepter de perdre du temps d’abord pour en gagner ensuite ?

Changer prend du temps. Il faut alors travailler l’organisation comme n’importe quelle autre mission… et lui accorder du temps. Plus important au début, ce travail de fond deviendra de moins en moins chronophage et de plus en plus bénéfique.

Comme un grand ménage de printemps ?

4/ Et mon corps, que me dit-il ?

Signe de fatigue, de stress ? C’est le corps la première alarme à écouter. Et quels sont les moments qui me procurent du plaisir : une analyse détaillée ? Une réunion d’équipe…

Avec vos réponses, définissez maintenant un planning pour votre prochaine semaine. A la fin de la période : faites votre retour d’expérience et optimisez à souhait !

Vous pouvez vous aider de livres comme Mieux gérer son temps (Broché) de Pierre-Yves Sanséau, qui vous aide à identifier votre rapport au temps.

 

Il existe également des inventaires de personnalités pour mieux vous connaître comme par exemple le profil de personnalité Leonardo 345, qui vous permet de découvrir vos préférences comportementales au travail, vous donne des clés pour capitaliser sur vos talents, vous réconcilier avec votre ombre et enfin améliorer vos relations de travail avec vos collègues, pairs, managers, clients, partenaires...

Attention aux maladies du temps : 

Le manque de temps se traduit par plusieurs symptômes organisationnels :

  • tempsdinite : un sentiment constant de manque de temps
  • ouite : la peur de refuser les demandes des collaborateurs et supérieurs
  • lifophilie : faire tout à la dernière minute
  • chronophagie : sentiment d’être toujours dérangé, ce qui nuit à sa concentration
  • courrielite: un sentiment de recevoir un nombre trop important de mail
  • réunionite: un sentiment de passer beaucoup trop de temps en réunion

stress travail 

Pour en savoir plus sur ces différentes maladies du temps, découvrir les causes de ces 6 symptômes organisationnels et comment en guérir, rendez-vous sur notre plateforme Cooc&Boost, module « Les fondamentaux de la gestion du temps » !

TELECHARGER GRATUITEMENT LE DOCUMENT SUR LES MALADIES DU TEMPS

Quelques conseils généraux 

Notre entreprise est spécialisée dans le conseil aux Organisations et les questions de gestion du temps sont des enjeux habituels sur lesquels nous intervenons et pour lesquels nous avons réalisé un module intensif d’1h en ligne, qui reprend des conseils détaillés et des mises en situation applicables dans votre travail au quotidien.

Voici une première liste de recommandations, testées par nos soins et nos partenaires depuis 30 ans, qui fonctionnent : 

  • Donnez vous une heure limite pour partir du bureau et essayez de la respecter au maximum.
  • Concentrez vous sur une tâche à la fois pendant 25 minutes sans hésiter à faire une courte pause de 5 minutes entre les tâches pour être plus productif, c’est la méthode Pomodoro !
  • Organisez vos missions dans une To-do list, sans la surcharger. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre face aux imprévus ! Il existe des outils digitaux pour vous organiser comme le site Trello.
  • Facilitez vous le quotidien avec des outils comme la matrice Eisenhower, un outil de gestion du temps, afin de classer vos tâches selon leur importance et leur urgence. Vous saurez grâce à ce classement s’il faut les accomplir, déléguer, planifier ou éliminer.

matrice gestion du temps

  • Sachez déléguer lorsque vous avez trop de travail afin de vous alléger et de vous concentrer sur les tâches qui sont le plus importantes. Pour une délégation optimale, choisissez le bon collaborateur, compétent et qui inspire confiance. Choisissez aussi quelles tâches déléguer (astuces : ne donner pas que vos tâches indésirables au risque de démotiver...). Enfin, en déléguant, pensez à définir les objectifs.
  • Unifiez votre agenda professionnel et personnel, car votre vie personnelle a autant d’importance. En l’unifiant vous aurez moins de risques de devoir annuler ou décaler vos rendez-vous personnels au profit de ceux professionnels.
  • Apprenez à dire non si ce n’est pas obligatoire. Le manque de temps provient souvent du fait que nous sommes incapables de dire non à des demandes. Il est compréhensible de vouloir aider les autres mais pas au point de sacrifier son bien-être en prenant des engagements excessifs.

 

Quelques conseils de professionnels sur la gestion de temps :

A retrouver sur Quora

François M****, Père de famille, Ingénieur, Bon Vivant

Senior Baggage Handling Manager 

« Je donne priorité aux réunions pour lesquelles j’ai confirmé ma présence. Je n’accepte pas toutes les réunions, mais dans beaucoup de cas en tant que représentant du maître d’Ouvrage ma présence est requise. Dans ce cas je vise d’être présent 5 minutes avant le début (temps de transport compris), je compte aussi un ¼ heure après la réunion pour prendre en compte les débordements ou discuter en privé avec un participant. Si je sais que je vais arriver en retard ou que je vais devoir partir en avance j’avertis l’organisateur. Les Taches de fond, c’est à moi de m’organiser dans le temps qui me reste (les bureaux sont fermés et évacués une demi-heure après la fin officielle de la journée de travail pour éviter l’espionnage industriel). Je réponds généralement aux e-mails en début de journée et quand je retourne à mon bureau, par contre je n’interromps pas une Tache en cours quand je reçois un mail (en fait je m’interromps juste le temps de vérifier le contenu pour programmer si et quand j’y répondrai). »